BẢN TIN SỐ 130
THÔNG BÁO
tMột số điều chỉnh trong công tác tổ chức Hội nghị bầu BQT chung cư Westbay nhiệm kỳ 2026-2029
(lùi lịch tổ chức Hội nghị vào ngày 18/1/2026, cập nhật mẫu Ủy Quyền mới - MẪU 02, tầm quan trọng của Hội nghị)
Embedded Files
Kính gửi Quý chủ sở hữu Chung cư Westbay
Để công tác tổ chức Hội nghị có nhiều thời gian chuẩn bị được tốt, đặc biệt là Hội nghị lần này, BQT nhận được số lượng lớn 16 hồ sơ ứng viên BQT nhiệm kỳ 2026-2029 tự ứng cử và được đề cử
Và cũng để tạo điều kiện cho các chủ sở hữu có thời gian tìm hiểu về các ừng viên BQT, có thể sắp xếp tham dự trực tiếp / ủy quyền được đông đủ hơn. Vì vậy:
I. BQT quyết định lùi lịch tổ chức Hội Nghị vào 7:30-11:30 ngày 18/1/2026 (Chủ nhật)
Địa điểm: Sân ngoài trời, mặt sau nhà Câu Lạc Bộ (giữa tòa Westbay B-C)
Qua thời gian thực hiện phát thông báo kiêm thư mời và giấy ủy quyền tới các chủ sở hữu, BQT có tiếp nhận một số ý kiến đóng góp và xin tiếp thu điều chỉnh công tác phát thư mời, ủy quyền, lấy ủy quyền – nhằm mục đích thuận tiện hơn với cư dân, song vẫn đảm bảo minh bạch, trung thực, đảm bảo kết quả bầu BQT là chính xác nhất, khách quan nhất
II. BQT xin thống nhất một số nội dung và hướng dẫn thêm về thủ tục ủy quyền để quý cư dân được rõ
1. Thông báo (kiêm thư mời) bản in giấy A4 có đóng dấu BQT - sẽ được phát trực tiếp tới tất cả quý chủ sở hữu / người sử dụng căn hộ đang sinh sống thường xuyên tại Westbay A B C để nắm được thông tin
Trường hợp chủ sở hữu tham dự trực tiếp, khuyến khích chỉ nhận Thông Báo (Kiêm thư mời), và không nhận giấy Ủy quyền để tiết kiệm tài nguyên, bảo vệ môi trường
2. Giấy ủy quyền bản in giấy A4 có đóng dấu BQT, sẽ được sử dụng mẫu mới (MẪU 02) từ ngày 7/1/2026 cho các ủy quyền được lập sau ngày 7/1/2026, sẽ được phát trực tiếp tận tay tới quý chủ sở hữu và được ghi sẵn địa chỉ căn hộ của chủ sở hữu đó, chỉ dùng cho việc ủy quyền của chính chủ sở hữu căn hộ đó.
Chủ sở hữu căn nào nhận mẫu giấy ủy quyền của căn đó (liên hệ lễ tân) và chỉ dùng cho việc ủy quyền của chính chủ sở hữu đó, không nhận hộ nhận thay chủ sở hữu khác
Ví dụ:
Chủ sở hữu Căn hộ 712WBA sẽ nhận Giấy ủy quyền bản in giấy A4 có đóng dấu BQT ghi sẵn địa chỉ bên ủy quyền là 712WBA
Chủ sở hữu căn hộ khác 714WBA không dùng giấy ủy quyền đã ghi sẵn 712WBA
này được, vui lòng lấy giấy ủy quyền được phát và ghi thông tin căn hộ 714WBA
Do đó Giấy ủy quyền chứa các thông tin bị tẩy xóa thông tin căn hộ là giấy ủy quyền không hợp lệ. Trường hợp ghi sai thông tin, hoặc việc ủy quyền được lập sau ngày 7/1/2026 cần đổi mẫu mới (MẪU 02) quý chủ sở hữu có thể mang giấy ủy quyền đã ghi sai / mẫu cũ xuống lễ tân đê đổi lấy giấy ủy quyền mới có ghi sẵn địa chỉ căn hộ của mình
3. Việc ủy quyền (bản in giấy A4 có đóng dấu BQT /tin nhắn zalo) đủ thông tin, khi người ủy quyền gửi cho người được ủy quyền bắt buộc photo/chụp CCCD người ủy quyền kèm theo để xác thực thông tin, tránh trường hợp giả mạo chữ ký, giả mạo thông tin người ủy quyền. Việc này là để đảm bảo kết quả bầu cử trung thực và đảm bảo quyền lợi của cư dân
4. Việc ủy quyền bản in giấy A4 có đóng dấu BQT đủ thông tin, khi người ủy quyền gửi cho BQL trực tiếp tại lễ tân (có sự xác thực trực tiếp của lễ tân tòa nhà) thì không cần photo CCCD người ủy quyền kèm theo
5. Trường hợp chủ sở hữu không sinh sống thường xuyên /không ở căn hộ tại Westbay sẽ nhận thông báo, ủy quyền và thực hiện việc ủy quyền qua email. Zalo, tin nhăn – gửi cho BQT, BQL (gửi bằng số điện thoại, zalo, email chính chủ đã đăng ký với BQL, đã xác thực CCCD / sinh trắc học với nhà mạng thì không cần chụp CCCD kèm theo)
6. Các giấy ủy quyền đã được lập trước 7/1/2026 (mẫu cũ) dù ghi ủy quyền cho hội nghị 11/1/2026 vẫn có giá trị sử dụng cho Hội nghị nhà chung cư tổ chức ngày 18/01/2026, vì “ủy quyền có hiệu lực cho đến khi bầu thành công Ban Quản trị Chung cư Westbay nhiệm kỳ 2026–2029 do BQT hoặc cơ quan có thẩm quyền tổ chức”.
7. Chủ sở hữu căn hộ được phát tối đa 1 giấy ủy quyền, theo đó nếu đã từng được phát giấy ủy quyền, vì lý do nào đó quý chủ sở hữu cần tờ khác thay thể mà không có giấy ủy quyền đã phát để đổi, vui lòng dùng phương thức ủy quyền bằng email. Điện thoại, Zalo, lễ tân sẽ hướng dẫn trực tiếp tại sảnh tầng 1 tòa nhà… không nhận thêm giấy ủy quyền mới
8. BQL sẽ sắp xếp 01 lễ tân tại tòa B làm thêm ngoài giờ hành chính 17h00-21h00 từ thứ 2 đến thứ 6 để phục vụ công tác phát thư mời, giấy ủy quyền cho quý chủ sở hữu của 3 tòa A, B, C
III. Hội nghị - TẦM QUAN TRỌNG và ẢNH HƯỞNG tới quý cư dân:
Ban Quản trị Chung cư Westbay hiện tại sẽ chính thức kết thúc nhiệm kỳ kể từ ngày 19/01/2026. Trường hợp Hội nghị nhà chung cư sắp tới không được tổ chức thành công và không bầu được Ban Quản trị (BQT) nhiệm kỳ mới, Quý cư dân chúng ta có thể phải đối mặt với các rủi ro và hệ lụy sau:
Thứ nhất, chúng ta sẽ không có đại diện hợp pháp để làm việc với các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các đối tác liên quan.
Thứ hai, nguy cơ gián đoạn công tác vận hành, bảo trì và mất an toàn trong quá trình sử dụng nhà chung cư. BQT hiện là đơn vị đại diện hợp pháp duy nhất ký kết và giám sát các hợp đồng bảo trì các hệ thống trọng yếu như phòng cháy chữa cháy (PCCC), thang máy và hệ thống cơ điện. Khi không có BQT, các dịch vụ này có thể bị gián đoạn, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn trực tiếp cho cư dân. Đặc biệt, trong trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật bất thường, việc sửa chữa có thể không được triển khai kịp thời và buộc phải giữ nguyên hiện trạng cho đến khi có BQT nhiệm kỳ mới.
Thứ ba, Quỹ Quản lý vận hành và Quỹ bảo trì có nguy cơ bị “đóng băng”. Nếu không có BQT nhiệm kỳ mới tiếp nhận và quản lý, các khoản quỹ này sẽ không thể được sử dụng để chi trả cho các hạng mục sửa chữa, khắc phục hư hỏng khẩn cấp.
Thứ tư, công tác đàm phán, tổ chức đấu thầu và lựa chọn đơn vị quản lý vận hành (QLVH) mới sẽ không có đầu mối chịu trách nhiệm thực hiện.
Trong khi đó, hợp đồng quản lý vận hành hiện tại sẽ hết hạn vào ngày 07/05/2026. Do đó, công tác chuẩn bị đấu thầu, đàm phán và lựa chọn đơn vị QLVH mới cần được triển khai chậm nhất trong tháng 03/2026 để đảm bảo hoạt động của chung cư không bị gián đoạn.
Thực tế chúng ta hẳn còn nhớ giai đoạn năm 2022, khi công tác đấu thầu đơn vị QLVH không thể triển khai đúng tiến độ do BQT không đủ điều kiện hoạt động, đời sống sinh hoạt của cư dân đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng: không có đại diện hợp pháp để thay mặt cư dân làm việc và đàm phán; các dịch vụ lễ tân, an ninh, chiếu sáng bị cắt giảm; thang rác hư hỏng không được sửa chữa, rác thải phải vận chuyển chung thang hàng tại cả ba tòa nhà; nhiều hệ thống chiếu sáng hỏng hóc không được thay thế; công tác kiểm tra PCCC gặp nhiều khó khăn do đèn thoát hiểm hư hỏng, các hợp đồng bảo trì PCCC và hợp đồng bảo hiểm đến hạn nhưng không có đại diện hợp pháp của cư dân để thực hiện thủ tục chào phí và ký kết.
Vì vậy, việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư và bầu Ban Quản trị nhiệm kỳ mới đúng kế hoạch là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo quyền lợi, an toàn và đời sống ổn định của toàn thể cư dân.
Quý cư dân tham khảo bài báo: “Cư dân lo lắng khi Ban Quản trị chung cư hết nhiệm kỳ, thang máy trục trặc” (https://laodong.vn/ban-doc/cu-dan-lo-lang-khi-ban-quan-tri-chung-cu-het-nhiem-ky-thang-may-truc-trac-1630117.ldo), và 1 khu chung cư tại Giai đoạn 1 cũng đang mắc phải tình trạng tương tự
Thứ năm: Nếu quý cư dân không tham dự, quý chủ sở hữu không ủy quyền đúng người, thì cơ hội lựa chọn đúng BQT mà mình mong muốn, sau khi kết thúc hội nghị, dù muốn hay không, quý cư dân, quý chủ sở hữu sẽ không thay đổi được kết quả hoặc muốn thay đổi thì thủ tục rất khó, mất nhiều thời gian, công sức, tài chính
Thứ sáu: Hội nghị là việc chung, là trách nhiệm quyền lợi của toàn thể cư dân, duy nhất 2 chủ thể: BQT hoặc cơ quan có thẩm quyền tổ chức mới hợp pháp
theo quy định của Pháp luật.
Vì vậy việc bảo vệ hội nghị lần này được diễn ra xuyên suốt, không bị một nhóm nhỏ cư dân vì quan điểm cá nhân khác biệt, vì lợi ích cá nhân khác biệt, vì thỏa mãn tâm lý cá nhân, mà phá hỏng thời gian, công sức, tiền của của cả tập thể
==> Trách nhiệm bảo vệ Hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp thuộc về toàn thể cư dân có mặt tại Hội nghị, cùng lên tiếng nói, cùng bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính mình, không ai có quyền cản trở hoặc xâm phạm
IV. Lời đề nghị của BQT:
Kính thưa quý cư dân
Trong suốt quá trình quản lý và vận hành chung cư, Ban Quản trị và Ban Quản lý hiểu rằng sự an toàn, ổn định trong sinh hoạt và giá trị lâu dài của mỗi căn hộ chỉ có thể được giữ gìn khi có sự quan tâm và đồng hành của cả cộng đồng cư dân.
Việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư thực tế đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và chi phí, với sự tham gia của nhiều anh chị em trong Ban Quản lý và các thành viên Ban Quản trị. Tất cả đều được thực hiện với tinh thần trách nhiệm và mong muốn mang lại những quyết định tốt nhất cho cuộc sống chung của cư dân Westbay.
Vì vậy, Ban Quản trị rất mong Quý cư dân dành thời gian tham dự Hội nghị ngày 18/01/2026 (trực tiếp hoặc ủy quyền theo hướng dẫn) và theo dõi thông tin từ các kênh chính thức của Ban Quản trị, Ban Quản lý, để cùng nhau giữ gìn sự minh bạch, đồng thuận và ổn định lâu dài cho cộng đồng Westbay.
- Nhóm Zalo: BQT VÀ CƯ DÂN WESTBAY https://zalo.me/g/tyardz180 (nhóm chỉ nhận thông báo)
- Hotline BQT : 034 85 86 420 (zalo / số điện thoại)
Quý chủ sở hữu vui lòng kết bạn zalo BQT 0348586420 để xác minh thông tin chủ sở hữu trước, giảm thiểu thời gian xác minh các ủy quyền qua tin nhắn trước thềm hội nghị, để công tác kiểm tra tư cách đại biểu và phát phiếu bầu được triển khai hiệu quả hơn. Giúp cho công tác tổ chức Hội nghị nhà chung cư từ nay về sau đạt hiệu quả lâu dài
- Website: www.westbayecopark.com
- Bảng tin / ti vi: sảnh tầng 1 các tòa A, B, C
Ban quản trị trân trọng cảm ơn quý cư dân
1. TB số 01.2026.BQT vv Điều chỉnh ngày tổ chức HN.pdf2. Giấy Uỷ quyền hội nghị MẪU 02 - áp dụng từ 7.1.2026.pdfThồng báo số 01/2026/BQT.TB về một số điều chỉnh trong công tác tổ chức Hội nghị bầu BQT chung cư Westbay nhiệm kỳ 2026-2029 (lùi lịch tổ chức vào ngày 18/1/2026 và cập nhật mẫu Ủy quyền mới - MẪU 02)
8. Danh sách ứng viên BQT chung cư Wesrtbay nhiệm kỳ 2026-2029 PDF.pdfBAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ WESTBAY
Địa chỉ: Tầng 1, Tòa B, Chung Cư Westbay, KĐT Ecopark, Phụng Công, Văn Giang, Hưng Yên
Website: www.westbayecopark.com
Hotline: 034 85 86 420
Page updated
Report abuse