Kính gửi Quý cư dân,

BQT chung cư Westbay và BKS chung cư Westbay được thành lập thông qua Hội nghị Nhà chung cư bất thường ngày 07/01/2023 với những chức năng nhiệm vụ do Pháp luật quy định và được Hội nghị Nhà chung cư giao phó. Tuy nhiên, thời gian gần đây, BQT nhận thấy trong một số công việc giữa BQT và BKS chưa có sự thống nhất về phương thức liên lạc và nguyên tắc làm việc dẫn đến có sự ảnh hưởng công tác phối hợp giữa hai Ban.

Vì vậy, BQT và BKS đã tổ chức cuộc họp với những nội dung chi tiết như sau:

1.     Thời gian, địa điểm: 19h45 ngày 05/12/2023 tại Chung cư Westbay, Khu đô thị Ecopark, xã Phụng Công, huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên.

2.     Thành phần tham gia:

2.1. Ban quản trị (BQT)

i.       Ông Lê Anh Tuấn, Trưởng ban – chủ trì cuộc họp

ii.      Ông Trương Quốc Hoàng, Phó trưởng ban

iii.     Ông Phạm Quang Vinh, Thành viên

iv.     Bà Nguyễn Thị Kim Duyên, Thành viên

v.      Ông Thiều Quang Nguyên, Thành viên

vi.     Bà Đồng Thị Phương, Thành viên – thư ký cuộc họp

2.2. Ban kiểm soát (BKS)

i.       Ông Nguyễn Trường Khải, Trưởng ban

ii.      Ông Nguyễn Minh Cường, Thành viên

iii.     Bà Bùi Thị Mỹ Hạnh, Thành viên

2.3. Thành phần khác:

i.      Bà Chử Thị Kim Thanh, Kế toán BQT

3. Nội dung chính cuộc họp:

·   Thống nhất cơ chế làm việc và trao đổi thông tin, công việc giữa BQT và BKS

·   Những nội dung khác

4.     Diễn biến chi tiết và kết luận cuộc họp:

Cuộc họp đã thông qua những nội dung sau:

4.1. Thống nhất cơ chế làm việc và trao đổi thông tin giữa BQT và BKS

·   Cơ chế làm việc giữa BQT và BKS: theo cơ chế làm việc tập thể. BQT/BKS cần có sự thống nhất trong nội bộ trước khi trao đổi/làm việc với Ban còn lại. Hai Ban trao đổi công việc bằng email hoặc văn bản.

·   BKS có quyền yêu cầu BQT cung cấp thông tin và giải trình cho bất cứ hoạt động nào của BQT mà BKS chưa được làm rõ.

·       Giữa hai Ban cần có các cuộc họp định kỳ theo quý để trao đổi và xử lý công việc.

·       Giữa hai Ban cần có các buổi làm việc chuyên đề.

·       Cơ chế lưu giữ, cung cấp hồ sơ tài liệu. Toàn bộ hồ sơ tài liệu bản gốc sẽ được lưu trữ tại văn phòng làm việc của BQT. Bất kỳ thành viên BQT/BKS hay cư dân có nhu cầu tra cứu tài liệu, cần tra cứu tại văn phòng làm việc của BQT. BQT có trách nhiệm sắp xếp lịch và cung cấp tài liệu tại văn phòng làm việc khi BQT/BKS/Cư dân khi có nhu cầu tra cứu.

·       BQT trước đó chưa truyền thông đầy đủ thông tin về các hoạt động của BQT đến cư dân. BQT cải tiến phương án truyền thông, danh sách hóa lại hệ thống truyền thông chính thức của BQT, để truyền thông hiệu quả và đầy đủ mọi thông tin đến cư dân.

·       Các kênh truyền thông chính thức của BQT: BQT sẽ xây dựng và ban hành đến cư dân.

4.2. Những nội dung khác trong cuộc họp

- Hệ thống camera: cần xây dựng quy định cụ thể về việc xem, trích xuất dữ liệu camera giám sát tòa nhà. BQT xây dựng Quy định, BKS đóng góp ý kiến, hai Ban thống nhất trước khi ban hành đến Cư dân.

Biên bản được lập vào lúc 22h30 cùng ngày.

Vậy BQT xin được báo cáo thông tin tới Quý cư dân để Quý cư dân nắm thông tin.

Cảm ơn Quý cư dân.

Trân trọng./.